Se è vero che il Problem Solving è stata una competenza a lungo sottovalutata è altrettanto vero che negli ultimi anni sta emergendo sempre di più la sua importanza e dunque l’urgenza che venga percepita come una competenza da sviluppare e non come un talento naturale da mettere in atto nei
momenti di difficoltà.
Nella parola solving sono infatti racchiuse competenze che richiamano sicuramente il concetto di urgenza, tempistiche non sempre sufficienti, ma questo non può certamente sconfinare nell’approssimazione o nei poteri per l’appunto di un talento.
Per comprendere al meglio il problem solving e analizzarlo come strumento nella complessità della sua struttura ho preso spunto da un approfondimento di Eddie Kennedy che suddivide il Problem Solving in 5 step partendo dal presupposto che i punti di partenza su cui impostare il lavoro siano: il perché, il come e il che cosa, in relazione al problema.

Voglio ora ripercorrere i 5 step e condividere con te questa analisi.
Step 1: capire il motivo per cui dovrei occuparmi di un determinato problema. Inizia dunque così: prova a scandagliare la questione in cui devi imbatterti e che interessa anche i tuoi interlocutori. Racconta i dettagli, chiari, numerabili: se devi raccontare una perdita di denaro, o una spesa, non definirla scarsa o tanta, ma parla di numeri, percentuali, risultati. In questa fase non c’è spazio per le soluzioni, qui si analizza il problema senza azzardare previsioni o anticipazioni.

Step 2: isola l’obiettivo. Individua qual è, quali sono le sue caratteristiche, dove vuoi che sia collocato. L’obiettivo deve al momento puntare a un risultato e non alla soluzione finale, deve essere misurabile e ben identificabile. Passiamo all’esempio: “migliorare il sistema di sorveglianza” è un obiettivo non quantificabile. “Aumentare il personale di sorveglianza di 1 risorsa, incrementare l’illuminazione coprendo anche la zona B” è un obiettivo misurabile.

Step 3: come posso risolvere il problema. Qui è necessario lavorare sulla ricerca delle soluzioni. Si inizia analizzando il problema e i suoi dintorni, si cerca di capire se ci sono dei precedenti a cui fare riferimento e le cui soluzioni possano essere adattate, o d’ispirazione, al nuovo problema.
Importante: se usi lo strumento del brainstorming per fare questa analisi è importante che ci sia un moderatore e che vengano gestiti i tempi e le modalità di esecuzione. Invita i tuoi interlocutori a pensare ed esprimersi liberamente, senza limitazioni. Quando avrai individuato delle possibili soluzioni ti consiglio di inserirle in un diagramma ad albero, questo è utile per organizzare i tuoi obiettivi e la strategia per raggiungerli. Quando avrai scritto ogni singolo obiettivo dal centro partiranno ramificazioni sulle quali potrai scrivere come conseguirlo.

Step 4: siamo nella fase della risoluzione. Qual è tra quelle contemplate la soluzione al problema? In questa fase può aiutare la rappresentazione attraverso un grafico, in cui compaiono sull’asse verticale la voce “impatto” e sull’asse orizzontale la voce “impegno”, da qui puoi iniziare l’elenco di tutte le potenziali soluzioni.

“Con tutta probabilità, il tuo lavoro si concentrerà principalmente sulle soluzioni ad alto impatto e impegno elevato. Le soluzioni che hanno un impatto elevato e richiedono poco sforzo sono classificate come risultati rapidi e sono ottime per nutrire la fiducia delle parti interessate. Le soluzioni a basso impatto e scarso impegno devono avere priorità inferiore ed essere prese in considerazione solo quando avanza tempo. Quelle a basso impatto e impegno elevato probabilmente non valgono la pena di essere tentate.”

Step 5: è arrivato il momento dell’azione, è necessario dunque preparare un piano di lavoro semplice per risolvere il problema in questione. Gli strumenti qui possono essere molteplici e dunque a discrezione dell’esecutore. Importante: andare dritto al focus senza disperdere le energie e le risorse a disposizione in dettagli inutili. L’attività messa in atto va monitorata attraverso un apposito strumento che può essere dal più sofisticato a un semplice foglio di lavoro che consenta quanto meno di suddividere le attività e gestire le tempistiche.
Domanda:come posso passare all’azione?
Prepara un piano semplice per risolvere il problema, evitando dettagli inutili. Puoi utilizzare uno strumento per monitorare le azioni, che può essere un foglio di lavoro in cui suddividere le attività in base a chi le deve svolgere e alla tempistica. In questa fase è fondamentale inoltre definire le responsabilità e le scadenze. Fondamentale anche la capacità di condivisione con un eventuale gruppo, sia dello strumento di monitoraggio che delle singole azioni da riesaminare periodicamente, e la responsabilità delle scadenze.

Bene allora ti invito a seguire questa piccola procedura per allenare le tue abilità di problem solver e farle emancipare in competenze.

Occhio alle soluzioni affrettate, sono quasi sempre destinate al fallimento.
Applica questo format e sarà più facile impostare la struttura del Problem Solving.