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Comunicazione Sincrona vs Asincrona: la sfida con due vincitori

Comunicazione Sincrona vs Asincrona: si è trattato davvero di una sfida?
Nei due post precedenti
ti ho esposto le caratteristiche di 2 modelli comunicativi molto diversi utilizzati in particolare nella gestione della attività lavorative.
Alla fine di questo approfondimento poteva apparire chiaro quanto i vantaggi di un modello comunicativo asincrono lo rendessero di gran lunga più produttivo dell’altro, in primo luogo perché capace di mantenere alto il livello di attenzione, in quanto più snello dal punto di vista di possibili distrazioni, in secondo luogo perché assolutamente più in linea con la gestione di un’attività in smartworking che richiede una diversa pianificazione del lavoro che punti sulla qualità dei contenuti nella comunicazione.
Non è che i contenuti non siano importanti nel modello Sincrono, ma è chiaro che velocità richiesta da questo modello spesso non contempla tempi di riflessione particolarmente lunghi.
Alla fine di questo confronto, applicando le nozione apprese al tuo contesto professionale, avrai sicuramente compreso quale sia il modello prevalente nella tua azienda e quali siano eventualmente le azioni per cambiarlo.
Ma la conclusione sorprendente è che questa sfida non conosce un vincitore assoluto, quanto piuttosto 2 vincitori che vanno premiati in momenti diversi, a seconda dei contesti, soprattutto se alternati.
Ebbene sì, c’è bisogno di entrambi!
La variabile che ha messo in discussione l’assoluta validità di un modello a scapito di un altro è l’elemento umano, questo in due diverse accezioni:
  • Le persone sono diverse e hanno inclinazioni e modalità di comunicazioni diverse
  • Il rischio di una prevalenza di modello asincrono è che si perda il contatto umano, il valore della relazione.
Per evitare di ignorare questo aspetto fondamentale e sottovalutarne le conseguenze ti indico una serie di suggerimenti volti a mantenere vivo il rapporto umano tra i componenti di un team quando si rischia che un modello di Comunicazione Asincrona possa allontanare le persone:
– fissare un incontro periodico tra team e supervisore per discutere i progetti, condividere idee, rivedere gli obiettivi.
– organizzare delle occasioni di incontro tra tutti i componenti di un team, magari in outdoor, in cui possano lavorare in un contesto nuovo e tutti insieme, dove si condividono anche momenti relazionali importanti e il mentore può aiutare le persone nuove a integrarsi con gli altri.
– finanziare un ambiente di lavoro – ad esempio un co – working – dove le persone possano recarsi per non lavorare necessariamente tutti i giorni da casa e avere l’occasione di incontrare colleghi.
In generale questi sono i 5 casi in cui ti consiglio di prediligere un modello sincrono:
  1. Vuoi costruire un rapporto con le persone (ad esempio, un incontro individuale o di gruppo).
  2. È necessario fornire un feedback critico o discutere altri argomenti sensibili.
  3. Hai molte incognite e vuoi fare un brainstorming di idee e soluzioni diverse.
  4. Ci sono molte variabili in movimento e si desidera portare rapidamente tutti sulla stessa pagina, ad esempio tramite una riunione di avvio del progetto.
  5. Si verifica una crisi che richiede un’attenzione immediata, ad esempio un server si blocca. Usa Telegram con le notifiche sempre attive solo per comunicazioni di emergenza.
Al di fuori di questo casi la Comunicazione Asincrona è sinonimo di produttività: la comunicazione sincrona deve essere l’eccezione, non la regola!

Coronavirus e smartworking: il segreto nella comunicazione e nella pianificazione

In situazioni come questa c’è poco da lagnarsi, bisogna rimboccarsi le maniche e far quel che si deve.
Abbiamo già trattato il coronavirus da un punto di vista della comunicazione (leggi qui se hai perso il post), oggi voglio parlarti di una delle misure messe in atto in questo momento nel mondo del lavoro in alcuni settori: lo smart working.
Chi svolge una professione che si presti allo smart working è davvero fortunato, perché può attenersi alle regole di isolamento a cui siamo invitati ad aderire per contenere la diffusione del virus.

Oggi voglio riflettere insieme a te su 3 aspetti in particolare:
– La pianificazione del lavoro
– L’utilizzo dei mezzi di comunicazione
– La ricezione delle informazioni in merito alla situazione in atto

La pianificazione è un aspetto su cui insisto molto e spesso, perché ritengo che sia un aspetto fondamentale del lavoro nonché della vita in generale. La situazione in corso è esplosa all’improvviso, pertanto non tutti erano preparati a lavorare da casa. Banalmente alcuni non hanno proprio una postazione. Quindi direi che per essere produttivi in questo periodo è necessario intanto crearsi un’area di lavoro, seppur piccola, in casa, ed evitare spazi di coworking, altrimenti varrebbe la pena andare in ufficio.
Se non si è abituati allo smart working urge più che mai una pianificazione delle attività, con monitoraggio del timing e l’evitamento, come la peste, delle distrazioni. Solitamente mi occupo di pianificazioni sul medio lungo termine, ma in questo caso, data la natura degli eventi, lavoreremo sul breve termine. Ti consiglio di essere fresco come se fossi al lavoro: vestirsi, evitare di smangiucchiare tutto il giorno e di guardare le serie su Netflix dal pc privato in orario di lavoro. Uno dei pochi aspetti positivi di questo periodo assurdo è dimostrare l’efficacia dello smart working come metodologia e approccio efficace, economico, ergonomico: le aziende risparmiano costi, i lavoratori possono gestire meglio il proprio tempo soprattutto nelle città in cui raggiungere il posto di lavoro richiede da 1 a 2 ore.
L’utilizzo dei mezzi di comunicazione è un aspetto, anche qui metodologico, fondamentale. Per ovvi motivi aumenterà la necessità di comunicare a distanza, pertanto ti invito a:
– Utilizzare la mail per le comunicazione di lavoro ed evitare scambi su whatsapp nelle chat tra colleghi dove pullula il disordine ed è difficile recuperare poi le informazioni che vi siete scambiati.
– Evitare di ammorbare il prossimo con audio infiniti pur di avere un contatto con il mondo. Ti manca qualcuno? Chiamalo? Vuoi sapere come sta? Chiamalo!
– Utilizza i software di management per il lavoro in team. Ce ne sono molti, basta scegliere quello più adatto alle proprie necessità.

La ricezione delle informazioni: questo è il tema che maggiormente mi preoccupa. Imperativo categorico: tenersi alla larga da guru, complottisti, faciloni, agitatori delle folle. Ci sono delle comunicazioni ufficiali, governative, regionali. Attenersi a quelle. Rivolgersi a fonti improvvisate serve solo a farci perdere il senso di quello che sta accadendo facendoci deragliare verso una direzione sbagliata. Quindi occhio ai numeri, alle direttive e soprattutto ai numeri positivi delle cose che funzionano, perché questo sarà l’unico modo per uscirne.

Tieni botta che ce la faremo.
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Prudenza e senso di responsabilità: solo così possiamo ricominciare, noi vorremmo farlo dai nostri corsi a partire proprio da aprile.
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