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Se non conosci il contesto il feedback non è efficace

Se non conosci il contesto del tuo interlocutore è molto difficile che il tuo feedback sia efficace.
Per fare in modo che lo sia è fondamentale dispensare ogni singolo elemento con tatto.
Nel post della scorsa settimana (leggi qui se lo hai perso) ti ho illustrato la gestione di un processo di feedback negativo, chiamando in causa gli strumenti messi a disposizione dall’intelligenza emotiva.
Il tatto è un canale molto importante perché la ricezione del messaggio si trasformi in volontà di cambiamento.
Definizione: il tatto è la capacità di dire la verità in una modalità che considera i sentimenti e le reazioni degli altri, è un canale adatto alla comunicazione di informazioni delicate e poco piacevoli.
Comprende la premura, la lealtà, la cortesia.
Al di là degli onorabili valori che in esso sono contenuti, il tatto rende possibile una comunicazione che offre molti vantaggi. La cultura di appartenenza però ha un grandissimo potere di influenza sul concetto di tatto e il modo in cui può essere percepito.
Ci sono contesti in cui un approccio può sembrare costruttivo ed altri in cui il medesimo approccio può essere percepito come indice di debolezza e scarsa leadership.
Ci sono 2 regole da non trascurare mai quando si deve restituire un feedback, anche positivo:
🔴  Quando restituisci un feedback assicurati di conoscere il contesto di appartenenza dei tuoi interlocutori.
🔴  Mantieni alto il tuo livello di assertività. In questo modo non rischi di essere eccessivamente premuroso nei confronti del tuo interlocutore e del suo contesto culturale di appartenenza.

Laddove il tatto non sia una caratteristica spiccata e innata è possibile allenarlo e svilupparlo attraverso la messa in atto di alcune strategie, quali:

  1. Creal’ambiente giusto per poter entrare davvero in connessione con le persone ed entrare in empatia.
  2. Sii affidabile agli occhi di chi ti ascolta. Fondamentale in questo caso è far capire la sincerità delle proprie intenzioni e del proprio approccio costruttivo.
  3. Valuta il momento in base alle condizioni della persona a cui devi dare il feedback. Ha appena ricevuto una brutta notizia? Sei a conoscenza del fatto che sta attraversando un momento delicato? Aspetta. Datti anche tu un po’ di tempo per entrare in empatia con lei.
  4. Seleziona molto bene le parole da usare: efficaci, lineari, inequivocabili e dirette.
  5. Cura molto anche la tua comunicazione non verbale, il tuo linguaggio del corpo. Guarda la persona negli occhi, non essere chiuso nei suoi confronti, gestisci la prossemica e non puntare i piedi in direzione della porta come se non vedessi l’ora di uscire.
  6. Non far prevalere l’emotività. Restituire un feedback negativo può essere difficile anche per te, quindi bada a non far prevalere l’emotività e sii tecnico nel riscontro. Prenditi una pausa per respirare, per riflettere sugli errori che hai fatto l’ultima volta o su quelli che commetti le volte in cui fai prevalere le emozioni.

Al lavoro!

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Devi dare un feedback negativo e non sai come fare? La risposta è nella tua intelligenza emotiva.

Devi dare un feedback negativo per una presentazione, un discorso o una performance?
Usa tatto e intelligenza emotiva. 😊
Non c’è una formula standard da applicare, di sicuro però è necessario intervenire con delicatezza se si vuole ottenere una reazione costruttiva da parte della persona a cui è stata rivolta la valutazione.

Immagina di aver appena ascoltato un componente del tuo team esporre una presentazione che tu valuti poco efficace dal punto di vista della Comunicazione. 🧐Potrebbero essere molteplici i motivi:

  • Potresti averlo trovato impreparato, o non sufficientemente competente, sui contenuti trattati.
  • Potresti aver notato un atteggiamento di chiusura verso gli interlocutori.
  • Potresti aver trovato approssimativo il modo in cui ha organizzato gli argomenti.
  • Potrebbe non esserti piaciuta la performance nell’insieme per una piccola percentuale di ognuna delle mancanze sopra elencate.

Fin qui ci siamo.
Come comunicare un feedback di questo tipo a una persona che magari non si è resa conto degli aspetti deboli della propria performance?

Come smontare la sua presentazione senza offendere la sua professionalità o, ancor peggio, la sua persona?Il modo di accogliere un feedback è estremamente soggettivo, partendo da questo presupposto è necessario proporsi con una modalità che tenga conto delle emozioni dell’interlocutore, mettendo in primo piano il rispetto nei suoi confronti e il tatto nei confronti della nota negativa da esprimere, ancor più se non ne ha consapevolezza.

In particolare una situazione di questo tipo richiede tatto che è una delle componenti più importanti dell’intelligenza emotiva.
Avere tatto significa essere in grado di dire la verità – quella che non piace – in una modalità che tiene in gran conto i sentimenti e le possibili reazioni dell’interlocutore. 

È un elemento che ti consente di restituire feedback difficili.
Il tatto, la sensibilità, la discrezione, il rispetto, la premura, sono tutti valori da allenare per poter sviluppare un’efficace intelligenza emotiva.

Lavorare su stessi nell’ottica di sviluppare questi valori si traduce nella capacità di riuscire a comunicare in una modalità costruttiva che trasformi il feedback in uno strumento di crescita e non di conflitto.

Quali sono i vantaggi di una Comunicazione Efficace nel caso di feedback negativo?

– Si acquisisce credibilità per la propria onestà e presa di responsabilità nel comunicare qualcosa di spiacevole
– Si offre uno strumento di miglioramento
– Si mantengono le relazioni e se ne costruiscono di nuove
– Si fanno valere le sempre ben accette regole del rispetto e della buona educazione

Affinché questo si verifichi è necessario che siano saldi 3 requisiti:

  1. Che il feedback sia oggettivo, tecnico, e non sia legato alle aspettative personali o alle preferenze – altrettanto soggettive – di chi valuta.
  2. Che il feedback sia rivolto al modo di gestire le performance e mai al professionista – tantomeno alla persona – .
  3. Che sia esplicitato tutto ciò che va migliorato in funzione dell’obiettivo in modo che risultino inequivocabili gli elementi su cui lavorare.

Tutte le componenti dell’intelligenza emotiva sinora citate – tatto, rispetto, educazione, responsabilità, trasparenza – sono sì universalmente riconosciute come valori positivi, tuttavia ogni componente di questa grande teca che è l’intelligenza emotiva è fortemente influenzato dalla cultura di appartenenza, dal contesto di azione.

E qui mi fermo perché ne parleremo la prossima settimana!

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